エラーになったアドレスを放置していませんか?クリーニングが必要な理由とは

2020年12月25日

せっかくメールを送ったのに、エラーで返ってきてしまった、という経験はありませんか?
また、エラーが返ってきた時は、どのような対応をされておりますでしょうか?

返ってきたメールのエラーはそのままにしておくと、次回の配信に影響がある場合もあります。
エラーが起きる原因を定期的に確認して、エラーのクリーニングを行っていきましょう。

そこで今回は、エラーが起きる理由や、「さぶみっと!メール配信」で行えるエラーのクリーニング方法をご案内いたします。

メール配信後にエラーが起きる理由

なぜ、メールを配信するとエラーが起きてしまうのでしょうか?
理由としては、大きく3つの原因が考えられます。

1.メールアドレスを間違えて入力している

例えば、正しいメールアドレスは「info@example.com」だった場合、誤って「iinfo@example.com」や「info@example.comm」とご入力されてしまうと存在しないメールアドレスとなり、送信することができません。

2.受信する環境の問題

例えば、受信する環境で一時的な受信拒否が行われている場合や、メールの受信BOXの容量がいっぱいなどの場合は、メールを受け取ることができません。
その為、送信をしてもエラーアドレスとして返ってきます。

3.送信元の問題

一斉配信で送るメールアドレスの一覧にエラーのメールアドレスが多い状態で送信し続けると、受信する環境で受付を拒否されてしまうことがあります。
その為、送信をしてもエラーアドレスとして返ってきます。

エラーのメールアドレスが多く含まれていると良くない理由は?

エラーのメールアドレスが多い状態のまま送り続けるとどのようなことがあるか、ご存知でしょうか?

上記の「3.送信元の問題」でもありましたが、送信するメールアドレスの一覧に、エラーのメールアドレスが多い状態で送信を続けると、受信する環境で受付を拒否されてしまいます。
そのため、本来送ることができるメールアドレスであっても、エラーのメールアドレスが多い状態で送信してしまうと受付が拒否されてしまい送信することができなくなってしまいます。
また、エラーが多い状態で送り続けてしまうと、受信する環境でスパムメールと認識され受付拒否されてしまったり、迷惑メールとして振り分けされてしまい正常にメールが送れない状態になってしまいます。

例えば、古い名刺のメールアドレスリストや、紙で情報をいただき手打ちしたメールアドレスリストへのご連絡の場合は、十分に注意が必要となります。
古い名刺のメールアドレスリストはなるべく送らないことや、退職されている方がいないかのご確認、また、メールアドレスのスペルに誤りがないかのご確認を推奨いたします。

メールのエラー率の計算方法

メールを配信されている場合は、下記の方法でエラー率を確認することができます。

エラーメールアドレスの数 ÷ 配信したメールの数 × 100(%) = エラー率

適切にメールアドレスのリストをクリーニングをされている場合のエラー率は0~3%程度、平均的には3~5%程度と言われております。
もし、メール送信のエラー率が10%以上ある場合は、エラーのクリーニングを行うようにしてください。

さぶみっと!メール配信で確認ができるエラー理由

エラーとなった場合は、そのメールアドレスは配信対象外としていただくことを推奨いたします。
「さぶみっと!メール配信」で確認できるエラーについてご紹介いたします。

「さぶみっと!メール配信」でエラーを確認する方法

「さぶみっと!メール配信」の管理画面で確認する方法をご案内します。

1.管理画面の[配信管理]の[配信履歴一覧]をご確認いただき、該当の配信のエラーの数字をクリックしてください。

2.[検索結果をCSVで保存]をクリックしていただき、CSVをダウンロードしてください。

※エラー数は、配信完了から約1~24時間後から確認ができます。
※メールを配信したエラーのメールアドレスのリストの表示期限は、配信開始から3ヶ月となります。3ヶ月以上経過している場合、エラー数は表示されますが、エラーリストは確認できません。
※解除(削除)されたメールアドレスはエラーリストからも表示されません。

確認できるエラー一覧

エラー表示名 備考
User unknown(宛先不明) メールアドレスが存在しない
Host unKnown(ドメイン不明) @後ろの内容の入力ミスかドメイン自体が存在しない場合に発生
Reject_domain(ドメイン指定受信拒否)
Reject_504(未実装コマンド) docomo等キャリアメールの一時的な受信拒否
Reject_552(キャリア送信数制限) docomo等キャリアメールの一時的な受信拒否
Reject(その他) 一時的な受信拒否
Full(その他) メールを受信するBOXがいっぱいで受付ができない状態
Spam(その他) SPAMとして登録
※受信先が転送をしている場合は、転送時の送信メールアドレスで判定される場合もあります。
other(その他) 上記以外のエラー
※既存の解析では判別できなかったものとなり、一時的なエラーやUser unknownも含まれます。
また、受信メールアドレスの自動返信の方式によってはエラー(other)扱いになる場合もあります。

「さぶみっと!メール配信」でエラーをクリーニングをする方法

「さぶみっと!メール配信」ではエラーがあった場合、配信対象から外すことができる機能があります。

エラーの発生回数で配信対象外とする機能「エラー制限回数」

「さぶみっと!メール配信」の管理画面で設定する方法は下記となります。

1.管理画面の画面右上の[設定]の[配信メール設定]をご確認いただき、「配信エラー回数設定」欄にて設定をしてください。

※デフォルトでは、3回と設定されています。

Host unKnown(ドメイン不明)、User unknown(宛先不明)のメールアドレスは何度配信しても配信していただくことはできません。
また、Fullなどメールの受信BOXがいっぱいのメールアドレス宛へのエラーや一時的な受信拒否が数回起こっている場合は、今後も届かない可能性の方が高いです。

そのため、数回発生した場合は、自動的に配信対象から外していただくように、設定をしましょう。

なお、メールアドレスを削除してしまうと、エラー制限回数はリセットされてしまい、配信対象外とならないことがあります。削除をしないように、メールアドレスを管理してください。

エラーメールアドレスは定期的にクリーニングをするように心がけ、メールリストが届くようにしましょう。